私が店長をしていた時の悩み、それはシフト調整、スタッフ教育、人間関係が大半でした。
飲食店に限らずこの悩みは管理職という立場の人達の多くは抱えているかと思います。
この問いに対する答えは、私自身の正解は今のところありません。
なぜなら、人によって様々なアプローチの仕方や得意不得意があり、これをすれば絶対に解決するというものがマニュアル化できないからです。
はじめに
まずはこちらのアンケートをご覧ください。
アンケート結果では、「シフト調整／当日欠勤（46%）」「スタッフ教育（44%）」「スタッフ間の人間関係（36%）」と、スタッフ管理に関する悩みが多く挙げられています。
続いて「給料が少ない（42%）」「家族や恋人との時間が足りない（34%）」「体力や気力に限界を感じる（32%）」など、自身の労働条件に関する悩みも挙げられています。
日々店を切り盛りしている店長の方々にとっては、共感できる部分も多いのではないでしょうか。
今回は一番多かったスタッフ管理『シフト調整/当日欠勤』に関する悩みに対してお答えしていきます。
店長権限の確認
まず最初に確認してほしいことがあります。
それは、店長の権限がどこまであるのか？です。
- スタッフの時給を自由に変更できるのか？
- スタッフ採用は店長権限でできるか？
- スタッフ募集はどの程度かけることができるのか？
この確認を行ったら次のステップに行きます。
最大の悩みシフト調整
店長の悩み第一位はシフト作成です。
特に飲食店の場合週末の人員確保は絶対に必須となりますが、どれだけ在籍人数を抱えていてもまず揃うことはないと断言しても良いくらいです。
逆に必要人数揃うとびっくりしますよね。それぐらい毎回必ず悩む問題です。
それでは今までどうやって解決してきたか？いくつかお伝えします。
個別面談で交渉をする。
シフト希望を出してもらったあと、人数が足りない日が絶対に出てきます。
どれぐらいの頻度でシフトを発表するかにもよりますが、私は月に2回希望を聞き月4回の発表をしていました。
そして週末は必ず人数不足に陥ることが分かります。その際に一人一人顔を合わせて必ず交渉をしました。
何月何日何曜日何人足りないから出てくれないか？まずは誠意をもって一人一人に交渉をします。
一回で人数が揃えばもう最高です。しかしそうは中々いきません。
交渉は一回で終わらせてはいけません。しつこいのはダメですが、2回は行うようにしましょう。
ここからが本番です。
優遇という特権
二度目の交渉は出てくれたら好きなポジションを任せるとか、やりたい業務をしてもらうとか、希望を叶えるカードを出します。シフトを削らないとかもありますね。
本来飲食店は週末が一番の勝負所です。そこに出てくれる人達は優遇されてしかるべきです。これは仕事ができるできないに関わらず優遇するべきです。
それでも揃わない場合、チェーン店であれば近隣店舗にヘルプ依頼、単独店舗であればタイミーを利用する等しますが、生産性の観点から自店舗で賄いたいところです。
平日の特権を無くす。
次に行う取り組みは平日の人数を減らす、週末人数を増やす。どういうことかというと、平日の方がきついイメージを与えることです。
週末人数が多ければ楽だし時間が経つのが早いと思わせたらこちらの勝ちです。実際はある程度人数がいて忙しい週末は、時間が経つのが早いんですけどね。
週末の残業は絶対NG
そして週末の残業は絶対にしないさせないを徹底することです。
忙しくても時間通りに帰れる、これを徹底することです。特に新人の人達は帰りにくいので率先して帰すようにしましょう。
これを繰り返していくと、いつの間にか金土日の3日間全部人が足りなかったのが、いつの間にか一日だけ足りないという現象が起きてきます。
私の場合どんな店舗でも3か月続けるとこの現象が毎回必ず起きました。
その後は3日間で多い日を休みにする代わりにこの日出て！といった交渉を行っていきます。
最後の仕上げ時給UP
ここで最大の店長特権を使いましょう！
週末出てくれる人達の時給を上げます。大事なのは週末の時給を上げるのではなく、その人の時給ベースを上げることです。
時給って10円でも上がれば嬉しいものです。でも人件費の影響ってそこまでないんですよね。
それはなぜか？
時給10円上がっても月100時間で1000円なんです。人件費率で換算すると0.001％の増加なんです。でも時給って上がると頑張りが認められた気がして嬉しいんですよね。私がアルバイトの時はそうでした。
実際このように行った結果、週末の出勤率は上がりましたが、今でもやはり特定日には交渉をしています。例えば、花火大会、クリスマス、大晦日、成人式等ですね。
当日欠勤
他にも当日欠勤の問題。
急な体調不良あります。
本当の病気なのか、（仮）が付く病気なのかは判断が難しく、とてもデリケートな問題です。
もちろん当日欠勤に関してはかなり口うるさく言われている店長さんが多いと思います。
よく言われてるのが「代わりを見つけて」ですね。
これが一番ですが、守ってくれる人のほとんどは当日欠勤を基本しません。
そもそも論になりますが、当日欠勤しようという文化を根付かせないことが重要だと私は考えました。
それと同時に当日欠勤者の代わりに出た方が得する文化を根付かせるべきと考えました。
そこで私が取った方針は
- 体調不良で当日欠勤の場合、その週のシフトを1週間休み。
ただし、普段から遅刻や欠勤をしないスタッフはこの限りではない。 - 体調不良の証明ができるものを持ってくれば罰則はなし。LINEの写真は認めない。
最初は1週間シフトを削ることに人員確保のやり方等々で戸惑うことはあるかと思いますが、当日欠勤の一報が入ったらすぐにシフトを削ってた人達に声をかけておくと人員確保は容易です。
ここで重要なのは、普段の勤怠です。普段から真面目に遅刻も欠勤もなく頑張ってくれてるスタッフには絶対してはいけません。
例えば、スタッフが「体調悪いです」と相談してきたら、あなたはどう答えますか？
普段から真面目に頑張ってくれているスタッフだったら、最初に「大丈夫？」この言葉が出るはずです。
この言葉が出ないスタッフに対して行うようにしましょう。
ある程度は解決できると思いますが、もちろん反発を食らうことも多々ありますし、辞める人達も出てきます。
その場合如何に迅速に募集をかけることができるかにかかります。
アルバイト募集時期
効果的な募集時期というものが確実にあります。
3月～4月中旬、絶対に募集かけてください。
ゴールデンウィーク明け、足りない場合補う感覚で。
9月～10月、かなり有効です。3月、4月でアルバイトをしていた人達がダブルワークや新しい環境を求めて動いています。年末年始不安だという店舗はかけるべきです。
私の場合続けることにより、気付けば悩まずシフトを作成できるようになりました。また、当日欠勤も格段になくなりました。
これはあくまで一例ですが、他にも方法はあると思います。
この方法で絶対に解決すると断定はできませんし、向き不向きはあります。参考までに取り組んでみると悩みの一つが解決するかもしれませんよ。
『小規模な飲食店で競合に差をつける！：顧客満足度を高める接客の極意』
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